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コロナ禍や働き方改革が注目される昨今、テレワークを導入する企業が増えています。社員の働きすぎや社員同士のトラブルを防ぐためにも、導入前にテレワークのルールをしっかり作っておく必要があるのです。
オフィスとは違って目の前で社員が仕事を始めたり終えたりする光景を見届けられませんから、チャットやメール、ビデオ通話や勤怠管理ツールを駆使して社員の始業・就業時間を把握し管理することが大切です。
事前のルール作りで労働時間の管理方法についての確認をしておきましょう。
就業場所はテレワーカーの業務内容に適した場所を選びましょう。例えば自宅と言っても、ネット環境があるかどうか、業務に使うツールは完備されているのかどうかを確認する必要があります。自宅以外の場所を選ぶなら、パソコンやスマホといったモバイル機器を使って外出先で仕事をしても良いのかどうかなど、あらゆる状況を想定したルール作りが欠かせません。
テレワーク導入で交通費支給が廃止になるケースは多いですが、いずれの要素も社員としっかり話し合わないとトラブルが生じます。
また、テレワークでは交通費の代わりに通信費が発生します。この通信費が会社負担か社員負担かといった点や、通信費の他に生じる印刷費や水道光熱費といった費用についても、ルール作りが必要です。
テレワークではオフィス勤務と違って、勤務態度を社員同士が目で確認できません。そのため評価が難しくなります。
テレワークを理由として他のオフィス勤務の社員と評価に差が付くことはご法度ですから、テレワークで働く社員の評価基準について改めて決定し、社員に伝えておきましょう。
オン・オフの切り替えが難しいため、テレワークではワークライフバランスが乱れたり、社員とのコミュニケーション不足で心の健康が損なわれたりといったトラブルが懸念されます。
社員の勤務時間や休憩時間を確認できるツールを導入し、オフィス外での業務による疾病やケガを労災保険の適用対象とすることを確認したりなどが大切です。
オフィス以外の場所で作業をするということで、社外に情報を持ち出すことを前提にしたセキュリティのルールが必要になります。
会社規定の機器だけの使用を徹底し、IDやパスワードについてのルールを設けるなどして、情報漏洩リスクを回避しましょう。データの保存方法や文書印刷の制限など、細かなルールがあるとテレワークでのセキュリティ性が向上します。
パソコンやスマホといったモバイル端末は、紛失・盗難によって個人情報や機密情報が漏洩するおそれがあります。USBメモリなどの持ち運べるストレージも、盗難などによって情報漏洩のリスクに繋がります。
企業が許可していない端末やWi-Fiを利用することで、通信内容が盗み見されることがあります。カフェなどの無料Wi-Fiや公衆Wi-Fiの他に、通信傍受を目的とした野良Wi-Fiも存在します。
メールやSMSを利用したフィッシング詐欺が増加しており、これらは年々巧妙化しています。本文内リンクや添付ファイルといった流れを利用することが多く、リンクやファイルを開くとマルウェアをダウンロードされる危険性もあります。
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