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このページでは、社用携帯を導入するメリットやデメリット、また社用携帯の運用を効率化する上で役立つMDMツールの活用ポイントなどについて解説しています。社用携帯の導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
社用携帯とは、企業が従業員に対して携帯電話やスマートフォンといったデバイスを業務用備品として提供したものであり、個人の携帯端末を業務に利用しない環境づくりに役立ちます。
社用携帯を導入するメリットには複数のものがあり、対内的にも対外的にも導入効果を検討することが可能です。
社用携帯を導入するメリットの1つとして、情報セキュリティを強化して、重要な機密情報や顧客の個人情報などが漏洩してしまうリスクを回避できることが挙げられます。
現代のスマートフォンや携帯電話は多機能化が進んでおり、写真の撮影やビデオの録画、その他にも様々な機能によって情報を盗み取ったり持ち出したりすることが行いやすくなっています。しかし社用携帯を導入した場合、そもそも業務時間中は個人のスマートフォンなどを持ち込ませない体制を構築できる上、適切な情報管理システムをインストールできるため、情報セキュリティ体制を強化することが可能です。
個人用のスマートフォンを使っている場合、通話や通信についても各自がキャリアと契約しているプランや内容によって品質が影響します。そのため、状況によっては通話が行いにくくなったり、通信速度が低下して情報媒体へのアクセスが困難になったりするかも知れません。
社用携帯ではキャリアとの一括契約が可能になるため、クライアントとのやりとりや従業員同士のコミュニケーションについても不安を解消できます。
また、スマホ料金の不払いによって従業員と連絡が取れないといったリスクを回避できることも重要です。
その他、信用情報に問題があって携帯電話契約を行えない人でも携帯電話を利用できる点は見逃せません。
MDMツールなどを合わせて導入することにより、従業員がそれぞれ持っている社用携帯を一元管理することが可能です。
情報媒体として管理できる体制を整えることで、必要なアプリをインストールしたり、逆に業務で不要と思われるアプリの使用を制限したりといった対策を行いやすくなります。
また、アクセスを制限したいサイトやブロックしたい相手を一括登録しておくことで、悪意のある第三者からの攻撃などを防御しやすくなることは大切です。
個人のスマートフォンを仕事場へ持ち込んでいる場合、業務に不要と思われる趣味のアプリやゲームなどを利用したり、私的な連絡やメッセージの送受信によって業務への意識がおろそかになったりといった問題も考えられます。
社用携帯では業務に必要不可欠なアプリや機能に範囲を制限してインストールできるため、そもそも業務に無関係な要素を持ち込む可能性を排除できる点が重要です。
業務上のメリットを色々と考えられる社用携帯ですが、導入に当たってデメリットが生じることもあります。ここでは社用携帯の導入に伴うデメリットについて考察していきましょう。
当然ながら、社用携帯を導入するためにはスマートフォンなど携帯端末の購入費用がコストとして発生します。加えて、キャリア契約を維持するためのランニングコストが継続的に発生することもデメリットです。
社用携帯は従業員の人数や事業規模に比例して台数も増えていくため、当然ながら企業として大きければ大きいほど導入コストやランニングコストが膨れ上がっていくことは避けられません。また、一定期間ごとに新機種へ買い替えたり、契約内容を見直したりといった作業やコストが発生することも重要です。
その他、社用携帯を管理するための業務や専用ツールの使用料についても考えなければなりません。
社用携帯に高機能スマホや最新機種を用いた場合、業務の効率化を進められる一方で、社用携帯を従業員が私的利用する可能性も増加します。
せっかく個人の携帯電話やスマートフォンの使用をさせないように社用携帯を導入したにもかかわらず、社用携帯をプライベートな目的で利用されては本末転倒です。
そのため、社用携帯を導入する際には本体を配布するだけでなく、必ず管理システムも合わせて導入したり、社用携帯の使い方についてガイダンスやルールを明確化して共有したりといったことが必要です。
個人のスマートフォンであれば「自分の持ち物である」という意識を保ちやすいですが、社用携帯の場合は人によって注意力が散漫になる恐れもあります。
社用携帯には様々な情報が保存されており、それ自体が重要情報の塊と考えることもできます。そのため、社用携帯の管理意識が低下し、社外へ置き忘れたり盗難に遭ったりといったリスクは必ず想定しなければなりません。
社用携帯を導入する場合、アクセスできる人間を制限したり、使用に際して生体認証やパスワード認証を活用したりと、第三者が容易に情報を閲覧できないよう備えておくことが不可欠です。
社用携帯の使用を徹底して、勤務時間中は個人の携帯の持ち込みそのものを禁止した場合、業種・業態によっては従業員が「会社から監視・束縛されている」といったフラストレーションを溜めやすくなるリスクもあります。
社用携帯のメリットを強化しつつ、デメリットを改善する手段として、MDMツールの導入が考えられます。
MDMツールは携帯電話やスマートフォン、スマートタブレットといった各種デバイスを一元管理するためのツールであり、社用携帯とMDMを同時に導入することで効率的な社用携帯管理体制を構築することが可能です。
これにより必要なアプリの一括インストールや、ブロックしたい外部サイトやセキュリティ攻撃をまとめて制限するといったことも行いやすくなります。
携帯端末が紛失してしまった場合でも、MDMツールを使うことで位置情報を検索したり、リモート操作で機能をロックしたりといったことが可能です。
また外部の人間が使用している形跡やログなどを確認・保存して、証拠として保全もできます。
MDMツールには様々な種類や契約プランがあり、内容によって得られる機能や管理できる台数なども異なります。そのため社用携帯の導入に合わせてMDMツールを導入する場合、必ずニーズや機能のマッチングを行った上で比較検討を行ってください。
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