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法人スマホ管理のポイントとMDM

このページでは、企業が契約した法人スマホを従業員へ貸与して業務に利用する場合、どのようなポイントに注意して管理体制を整えれば良いのか、MDMツールの機能と合わせて解説しています。これから法人スマホを導入しようと検討している方は参考にしてください。

法人スマホの導入に際して注意すべき管理ポイント

まずは法人スマホを導入する際に、どのような点に注意して管理体制を整えるべきか基本的なポイントを把握しておきましょう。

IT資産としての管理ポイント

適正な利用の管理と私物化の防止

企業が契約した法人スマホを従業員へ貸与する場合、法人スマホの私物化には注意が必要です。

法人スマホを貸与する場合、企業は適正な業務利用を前提としています。しかし一部には公私混同してしまう従業員もいるでしょう。スマホは便利だからこそ、会社の経費で通信料をまかなえる法人スマホは都合の良い遊び道具になりかねません。業務に不要なアプリをインストールして、就業中に遊んでしまう懸念もあります。

法人スマホはあくまでも、従業員に貸与している会社のIT資産です。適正に利用されているかチェックできる態勢が重要になります。

スマホの利用状況の把握

法人スマホをチェックする上で、実際にどの程度の利用状況になっているのか確認・分析は欠かせません。

業務として法人スマホを活用している場合、利用状況のチェックは従業員の業務への取り組みや労働意欲の確認が可能になります。また法人スマホのランニングコストを検討する際に、活用できるデータとしても有効です。

ただし従業員にスマホで常に監視されていると思われた場合は、会社への不信感につながる場合があるので注意が必要です。業務に関係のないアプリのインストールや動画閲覧があった場合のみ検知する、限定的に抜き打ちでのチェックを周知したうえで対応するといった対応で、不信感を抱かれないように工夫すると良いでしょう。

セキュリティ面での管理ポイント

情報漏えいリスクへの対策

法人スマホを業務で使用していると、企業の機密情報や顧客の個人情報、取引先の重要情報といったデータが蓄積されています。蓄積されたデータは便利に活用できますが、セキュリティが甘いと情報漏えいが起こるリスクがあります。

スマホのデータ流出や漏えいは、利用者である従業員が自らの意思で外部へ漏えいさせる場合だけではありません。従業員本人は気を付けているつもりでも、セキュリティ上の問題があるアプリを利用することで気付かないうちに情報漏えいが起こる場合があります。危険性のあるアプリを排除する、有害なサイトへのアクセスを制限する取り組みが大切です。

悪意ある第三者からの攻撃への対策

ネットワークへ接続されているスマホは、パソコンと同様に悪意ある第三者からの攻撃にさらされるリスクがあります。第三者からの攻撃によって情報漏えいといった問題が起きないようにするためには、OS環境のアップデートやウイルス対策が常に最新の状態になっている必要があります。更新忘れがないような体制作りが重要です。

またシステムでの対策のほかにも、定期的なIT研修を実施して不審なメールは開かないといった従業員のセキュリティ意識の向上も不可欠です。

盗難・紛失のリスクへの対策

危険なアプリの使用やハッキングといった攻撃がない場合でも、法人スマホを社外に置き忘れたり盗まれたりといったリスクがあります。もしスマホをどこかに置き忘れて第三者が拾った状況であっても、多段階認証やリモートロックといった事前のセキュリティ対策を行っておくと、情報の流出を回避できる可能性が高くなるでしょう。事前の対策としては盗難や紛失がないように、従業員に周知徹底する必要もあります。

なおセキュリティ環境を強化しても、スマホを利用している従業員がITリスクに無自覚であれば危険性を下げるのは困難です。システムによるセキュリティ対策のほかにも、様々な状況での情報漏えいを想定して従業員へのIT教育を行う必要があるでしょう。

法人スマホ活用に必要な対策

法人スマホにおける各種リスクや問題を把握した上で、どのような具体策でリスクマネジメントを行っていけば良いのか対策を考えていきましょう。

スマホの利用ルールの作成と管理

法人スマホは企業のIT資産であり所有物です。従業員は法人スマホを業務上必要なツールとして貸与されているだけであり、私物ではないという点を大前提にしなければなりません。

法人スマホを含む会社の資産や備品について、業務としての使用範囲や利用条件についてルールを定める必要があります。いつでも誰でも確認してルールを守れるように、社内規定と同様に文章にすると良いでしょう。

もし業務に支障のない範囲で従業員にスマホの私的な使用を認める場合でも、野放しにするのでなく使用ルールを決めてセキュリティインシデントが発生しない管理が大切です。

トラブル発生時のフローの構築

担当者が厳密な管理・運用を行っていても、人間が使う限り法人スマホに関するトラブルは起こり得ます。予定外のトラブルが起こった際に、事前に対処方法や解決策を決めていないと最前の対応が難しいでしょう。緊急の対応が落ち着いたあとも、トラブルの内容によって報告や連絡に追われたり、今後の対策も必要になるでしょう。

トラブル発生時や発覚時に誰がどこへ連絡して状況を報告するのか、MDM管理者はどのような手順で管理作業を実行するのか、さらに関係先や取引先、捜査機関への通報など権限別・段階ごとに細かなフローを決めておきましょう。それぞれの役割に応じたフローを周知するとともに、いざという時に活用できるようにマニュアルとして情報を集約すると良いでしょう。

セキュリティの強化と更新

モバイル端末のOSは常に、開発元・提供元で更新や脆弱性チェックの作業が行われています。そのためシステムやアプリのアップデートは出来るだけ早く実施して、いつでも最新の状態になっているよう必要があります。アップデートがあれば随時行うように周知を行いつつ、アップデートの状況を把握して管理しなければなりません。

また自社の業務にとって不要なアプリの削除や有害なサイトへのアクセス制限といった、具体的な禁則事項を設定したマネジメントも重要になります。

従業員一人ひとりの情報リテラシー強化

マニュアルを厳格化して最新のOS環境を維持しても、使用している従業員がITリスクや情報セキュリティについての知識がないとトラブルは発生しやすくなります。私用携帯で日常的に行っているのと同じようにSNSの利用や、カメラで撮影した画像のアップロードを行ってしまうとルール違反になるケースがあります。アップロードした画像に社外秘の情報が映り込んでいた場合は情報漏えいになるため、思わぬトラブルに繋がる場合も。

法人スマホはあくまでも業務での使用が目的になります。情報セキュリティ対策としてどのような点に注意して利用すれば良いのか、IT研修の実施といった従業員一人ひとりの情報リテラシー強化が見込める対策を実施しましょう。

法人スマホの導入に際して注意すべき管理ポイント

まずは法人スマホを導入する際に、どのような点に注意して管理体制を整えるべきか基本的なポイントを把握しておきましょう。

IT資産としての管理ポイント

適正な利用の管理と私物化の防止

企業が契約した法人スマホを従業員へ貸与する場合、法人スマホの私物化には注意が必要です。

法人スマホを貸与する場合、企業は適正な業務利用を前提としています。しかし一部には公私混同してしまう従業員もいるでしょう。スマホは便利だからこそ、会社の経費で通信料をまかなえる法人スマホは都合の良い遊び道具になりかねません。業務に不要なアプリをインストールして、就業中に遊んでしまう懸念もあります。

法人スマホはあくまでも、従業員に貸与している会社のIT資産です。適正に利用されているかチェックできる態勢が重要になります。

スマホの利用状況の把握

法人スマホをチェックする上で、実際にどの程度の利用状況になっているのか確認・分析は欠かせません。

業務として法人スマホを活用している場合、利用状況のチェックは従業員の業務への取り組みや労働意欲の確認が可能になります。また法人スマホのランニングコストを検討する際に、活用できるデータとしても有効です。

ただし従業員にスマホで常に監視されていると思われた場合は、会社への不信感につながる場合があるので注意が必要です。業務に関係のないアプリのインストールや動画閲覧があった場合のみ検知する、限定的に抜き打ちでのチェックを周知したうえで対応するといった対応で、不信感を抱かれないように工夫すると良いでしょう。

セキュリティ面での管理ポイント

情報漏えいリスクへの対策

法人スマホを業務で使用していると、企業の機密情報や顧客の個人情報、取引先の重要情報といったデータが蓄積されていきます。蓄積されたデータは法人スマホで便利に活用できますが、セキュリティが甘いと情報漏えいが起こるリスクがあるでしょう。

スマホのデータ流出や漏えいは、利用者である従業員が自らの意思で外部へ漏えいさせる場合だけではありません。従業員本人は気を付けているつもりでも、セキュリティに問題があるアプリを利用することで気付かないうちに情報漏えいが起こる場合があります。危険性のあるアプリを排除する、有害なサイトへのアクセスを制限する仕組みが大切です。

悪意ある第三者からの攻撃への対策

ネットワークへ接続されているスマホは、パソコンと同様に悪意ある第三者からの攻撃にさらされるリスクがあります。第三者からの攻撃によって情報漏えいが起きないように、OS環境のアップデートやウイルス対策が常に最新の状態か確認しましょう。更新忘れがないような体制作りが重要です。

またシステムでの対策のほかにも、定期的なIT研修を実施して不審なメールは開かないといった従業員のセキュリティ意識の向上も不可欠です。

盗難・紛失のリスクへの対策

危険なアプリの使用やハッキングといった攻撃がない場合でも、法人スマホを社外に置き忘れたり盗まれたりといったリスクがあります。もしスマホをどこかに置き忘れて第三者が拾った状況であっても、多段階認証やリモートロックといった事前のセキュリティ対策を行いましょう。情報流出を回避できる可能性が高くなります。事前の対策としては盗難や紛失がないように、従業員に周知を徹底するのも対策の一つです。

なおセキュリティ環境を強化しても、スマホを利用している従業員がITリスクに無自覚であれば危険性を下げるのは困難です。システムによるセキュリティ対策のほかにも、様々な状況での情報漏えいを想定して従業員へのIT教育を行う必要があるでしょう。

法人スマホ活用に必要な対策

法人スマホにおける各種リスクや問題を把握した上で、どのような具体策でリスクマネジメントを行っていけば良いのか対策を考えていきましょう。

スマホの利用ルールの作成と管理

法人スマホは企業のIT資産であり所有物です。従業員は法人スマホを業務上必要なツールとして貸与されているだけであり、私物ではないという点を大前提を認識しなければなりません。

法人スマホを含む会社の資産や備品について、業務としての使用範囲や利用条件についてルールを定める必要があります。いつでも誰でも確認してルールを守れるように、社内規定と同様に文章にすると良いでしょう。

もし業務に支障のない範囲で従業員にスマホの私的な使用を認める場合でも、野放しにするのでなく使用ルールを決めてセキュリティ上の事故が発生しない管理が大切です。

トラブル発生時のフローの構築

担当者が厳密な管理・運用を行っていても、人間が使う限り法人スマホに関するトラブルは起こり得ます。予定外のトラブルが起こった際に、事前に対処方法や解決策を決めていないと最前の対応が難しいでしょう。緊急の対応が落ち着いたあとも、トラブルの内容によって報告や連絡に追われたり、今後の対策も必要になるでしょう。

トラブル発生時や発覚時に誰がどこへ連絡して状況を報告するのか、MDM管理者はどのような手順で管理作業を実行するのか、さらに関係先や取引先、捜査機関への通報など権限別・段階ごとに細かなフローを決めておきましょう。それぞれの役割に応じたフローを周知するとともに、いざという時に活用できるようにマニュアルとして情報を集約すると良いでしょう。

セキュリティの強化と更新

モバイル端末のOSは常に、開発元・提供元で更新や脆弱性チェックの作業が行われています。そのためシステムやアプリのアップデートは出来るだけ早く実施して、いつでも最新の状態になっているよう必要があります。アップデートがあれば随時行うように周知を行いつつ、アップデートの状況を把握して管理しなければなりません。

また自社の業務にとって不要なアプリの削除や有害なサイトへのアクセス制限といった、具体的な禁則事項を設定したマネジメントも重要になります。

従業員一人ひとりの情報リテラシー強化

マニュアルを厳格化して最新のOS環境を維持しても、使用している従業員がITリスクや情報セキュリティについての知識がないとトラブルは発生しやすくなります。私用携帯で日常的に行っているのと同じようにSNSの利用や、カメラで撮影した画像のアップロードを行ってしまうとルール違反になるケースがあります。アップロードした画像に社外秘の情報が映り込んでいた場合は情報漏えいになるため、思わぬトラブルに繋がる場合もあるのです。

法人スマホはあくまでも業務での使用が目的になります。情報セキュリティ対策としてどのような点に注意して利用すれば良いのか、IT研修の実施といった従業員一人ひとりの情報リテラシー強化が見込める対策を実施しましょう。

法人スマホに必要なソフトウェアの種類

モバイル端末を徹底的に管理するためには、ソフトウェアの活用が欠かせません。ここでは、法人スマホに必要なソフトウェアの種類を紹介するのでチェックしてください。

端末管理システム

情報システムを管理する側がモバイル端末を遠隔で管理するためのものです。法人スマホを監視するだけでなく、セキュリティ設定の変更・ロックをかける・データの削除などがすべて遠隔で操作できるようになります。もし遠隔操作が必要ないのであれば、端末管理システムではなく、現物管理のシステムコンビベースでも十分でしょう。法人スマホを一元管理し、利用状況・所在などのデータをクラウド台帳などに残しておくことが大切です。

データ同期ツール

数多くある法人スマホのデータを同期させるためのツールです。パソコンにバックアップする、パソコン上のデータを同期するなどの作業が行えます。一般的にはクラウド上にデータを保存し、サービスを提供するデータ同期ツールがほとんど。法人スマホにあるデータをクラウドにアップし、ほかのデバイスから同期すれば利用可能です。ファイルのバックアップ・復元機能も搭載されています。そのため、もし何らかのトラブルをきたし法人スマホが故障したとしても、業務上重要となるデータが失われる心配はありません。

アプリケーション管理システム

業務を行うためには、様々なアプリを使用する場合もあるでしょう。アプリケーション管理システムを活用すれば、情報システムの管理側はアプリの更新作業などを遠隔地でも行えるようになります。

デバイス追跡ツール

どんなに注意を払っていても法人スマホを紛失する可能性は、ゼロではありません。デバイス追跡ツールであれば、万が一の時もスマホの所在を特定できます。事前にアプリをインストールし、GPS機能を活用して法人スマホの位置を確認。もちろんオフラインの状況でも位置情報の記録・追跡は可能です。法人スマホを見つけるだけでなく、端末に遠隔地からロックをかける、内部の情報を削除するなど、セキュリティ対策としても有効となります。

法人スマホの管理やセキュリティ対策に役立つMDMの選び方

法人スマホの管理やセキュリティ対策を目的としてMDMを導入する場合、まずは管理する法人スマホの台数で検討すると良いでしょう。例えば50人の従業員にそれぞれ法人スマホを貸与しているのに、MDMで登録管理できる台数が40台までであれば、必然的にリスクマネジメントとして不安が残ります。

自社の人数や必要台数を把握したうえで、MDMの登録・管理が可能な台数やアカウント数に問題がないかを確認します。新入社員や業務での使用範囲の拡大でスマホの台数を追加する場合でも問題ないか、考慮しておくと良いでしょう。

自社の業務内容やスマホの使い方にあわせて、管理機能の範囲や性能、初期費用やランニングコスト、導入後のサポート体制といった条件での比較検討が必要です。

MDMを導入するメリットとは?

MDMを導入すれば、法人スマホのセキュリティ対策・資産管理などに役立つでしょう。様々な機能が搭載されているからこそ、導入において様々なメリットがあります。ここではMDM導入のメリットを紹介するので、ぜひチェックしてください。

自社ルールに則った効率的な運用が可能

法人スマホを導入する上で、ルールに則った運用が欠かせません。MDMを導入することで、自社のルールに則ったうえで、スタッフにスマホを提供できます。セキュリティポリシー・業務で欠かせないアプリの一括設定などを活用できるため、業務を行ううえで効率的な運用がしやすくなるでしょう。

責任の所在を明確化できる

MDMは端末・組織・ユーザーなど様々な情報をまとめて管理できるため、法人スマホを活用するうえで責任の所在が明確にできるといったメリットがあります。いつ・どこで・誰が使用したのかなど利用状況が明確かつ容易に把握できれば、何らかのトラブルが発生した時も安心です。ただMDMによっては利用履歴・位置情報が把握可能な機能が備わっていないケースもあるので、必ず搭載されている機能面はチェックしておきましょう。

トラブル発生時に迅速な対応が可能

どんなモバイル端末であっても、サイバー攻撃を食らうリスクがあります。もし情報が流出すれば、企業にとって大きな損失になってしまうので注意が必要です。MDMを導入しておけば、セキュリティにリスクがある状態を検知した場合、管理者へ自動的にメールが配信されます。そのためトラブル発生時にも、すぐに把握・対応が可能です。さらに紛失・盗難・サイバー攻撃など様々な問題が起きたとしても、遠隔にてデータの消去もできるため情報が外部に流出するリスクは抑えられます。

利用状況を把握できる

MDMを導入すれば、管理画面にてリアルタイムで法人スマホの利用状況を確認できます。従業員にわざわざルール設定をする必要もなく、もし業務に不要なアプリのインストール・通信料の多い動画閲覧などの状況があれば個々に注意を促せるでしょう。また管理者側からはOS・アプリのバージョン・更新の状況なども確認可能です。より効率的に法人スマホの管理がしやすくなります。

まとめ

法人スマホを用意して従業員へ貸与するとプライベートのスマホを業務へ使わせる必要がなくなり、情報セキュリティ管理体制を強化しながら従業員の労働意欲の向上へつなげることもできます。

しかしその反面、法人スマホの私物化や情報漏えいといったリスクが発生します。法人スマホを適切に運用していくためにはMDMのような管理ツールを活用して、安全性や有効性への対策が肝要です。

MDMには様々な種類や機能があるため、まずは自社のニーズと比較して導入を検討していきましょう。

月額費用が165円~とお安い
国産MDM4選

手厚いサポートが期待できる国産MDM18社(※)のうち、月額費用の最低料金が1台165円からとお安く、無料トライアルのあるMDM4つを厳選しました。
※2021年2月時点で、日本国内で利用でき公式HPが存在しているMDMのうち、国産のものを選出しています

100%(※)のユーザーが
使い勝手を評価
mobi
connect
月額費用
165円~275円/台(※1)
ここが
ポイント
  • 企業の声に耳を傾け改善を繰り返し使いやすさを追求
  • 操作方法や活用方法をすぐに確認できる等導入後のサポートも充実
  • iOS
  • Android
  • Windows
  • MacOS
  • tvOS

※2018年度、エンドポイント管理史上のマーケティング分析(株式会社テクノ・システムリサーチ社)より
参照:mobiconnect公式HP(https://www.mobi-connect.net/)

アンドロイドの
セキュリティを強化
MDM MoDeM
月額費用
165円~330円/台(※2)
ここが
ポイント
  • Androidに強力な閲覧制限をかけられる
  • Android上での偽造アプリのダウンロードを防ぐセキュリティ機能を搭載
  • iOS
  • Android
  • Windows
  • MacOS
  • tvOS
   
災害・電話網の
障害に強い
SPPM
2.0
月額費用
165円~330円/台(※3)
ここが
ポイント
  • 災害や電話網の障害に強く、無線LAN端末にも有効
  • 安否確認システムに利用できる機能あり
  • iOS
  • Android
  • Windows
  • MacOS
  • tvOS
ニーズに合わせ
5プランから選択可能
VECTANT SDM
月額費用
165円〜2,200円/台(※4)
ここが
ポイント
  • 管理でなく「活用するためのMDM」であるデジタルサイネージ機能あり
  • 機能を使える端末が限定されないプランも
  • iOS
  • Android
  • Windows
  • MacOS
  • tvOS

※1 エントリー1,980円/台(年額)~スタンダード3,300円/台(年額)を月額換算した金額。学校・教育委員会は、要見積
情報参照元:mobiconnect HP(https://www.mobi-connect.net/price/)
※2 ライトプラン月額165円/1台~エンタープライズプラン月額330円/台の場合
情報参照元:MoDeM HP(https://www.ascentnet.co.jp/mdm-modem/mdm価格/)
※3 SPPM2.0 ASPサービス 基本機能パック165円/台~SPPM2.0 ASPサービス フル機能パック330円/台の場合
情報参照元:SPPM 2.0 HP(https://www.sppm.jp/導入事例・ご利用まで/料金/)
※4 VECTANT SDM「Stage1」(Android) 165円/台~VECTANT SDM「サイネージ」(Android) 2,200円/台の場合
情報参照元:アステリアHP(https://www.arteria-net.com/business/service/other/mdm/sdm/)