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法人スマホの運用ルールの決め方!あわせて利用したいツールとは?

企業として自社が携帯会社と契約して法人スマホを用意し、従業員へ貸与する上で重要な、法人スマホの運用ルールや利用マニュアルを解説します。

法人スマホの導入に運用ルールが必要になる理由

企業が携帯キャリアと契約して法人スマホ・法人携帯を用意し、それらを業務用モバイルデバイスとして従業員へ貸与して業務を行うことは一般的になってきました。

しかし法人スマホといっても本体は一般的なスマートフォンと同様であり、適切に運用ルールや利用マニュアルを策定して周知徹底が大切。従業員がプライベートのスマホと同じ感覚で使用すると、様々な問題を引き起こすリスクが増大します。

そのため、法人スマホはあくまでも会社が用意した業務機器の一部であると理解させるためにも、運用ルールを定めたうえで活用していきましょう。

法人スマホの運用ルールを作る際のポイント

ここでは一般的に注意しなければならないポイントをまとめています。このポイントをもとに自社の業務フローや従業員の勤務スタイルなどに応じて、実際の運用ルールは定めていきましょう。

私的利用の禁止

従業員がそれぞれのプライベートなスマホの感覚で使ったり、仕事に関係のない相手と電話番号を交換したりといった私的利用は認めてはいけません。当然ながら法人スマホは企業が業務のために従業員へ貸与している仕事道具の1つですので、情報セキュリティを配慮する必要があるためです。

また、法人スマホではアクセスできるWebサイトやインストールできるアプリなども業務へ関係するものに限るよう設定しておき、不正アクセスやマルウェアへの感染といったリスクに備えましょう。

利用状況の確認

法人スマホをそれぞれの従業員へ貸与して利用させた場合、どれだけ運用ルールを厳格化して周知徹底していたとしても、プライベート感覚で使用してしまう者が現れる可能性はあります。そのため、MDMツールなどを導入して、管理者が個々の法人スマホの利用状況や登録アプリといった情報をモニタリングできるように備えておくことも大切です。

ただし、利用状況を確認する際は同時に従業員のプライバシーへの配慮も行わなければならず、法人スマホだからといって何もかもを監視して良いとは限らない点に注意してください。

セキュリティ対策の導入・徹底

適切なセキュリティ対策として、専用ツールやセキュリティソフトなどを利用することも大切です。各システムやソフト、ツールを導入に伴い、運用する際にもどのような手順やフローで管理していくのか、どのような条件や性能のセキュリティ対策をするべきかなどを運用ルールとして明確化しておきましょう。

スマホの紛失や盗難といったトラブルへの対応

日常的に持ち歩くスマホだからこそ、置き忘れたり紛失したり、または第三者に盗まれたりといったリスクもあります。万が一スマホが紛失したり盗難にあったりした場合、速やかにどこへ報告して、また報告を受けた管理者や上司はどのように対応すべきか、一連の業務フローをあらかじめ明確に定めることが重要です。

法人スマホの運用ルールを作る際の注意点はある?

法人スマホの導入は、ビジネスの効率化を促進する有効な手段です。しかし、その運用にあたっては、いくつかの注意点があります。ここでは、法人スマホの運用ルールを作成する際に留意すべきポイントについて、具体的に解説します。

実務に沿った内容になっているか

法人スマホの運用ルールを策定する際、ルールが実際の業務に適しているかどうかの確認が大切です。ルールが現場の実務とかけ離れている場合、従業員がルールを守りにくくなるだけでなく、業務の効率性も低下してしまいます。ルール作成時には、実際の業務フローや従業員の作業環境を考慮し、実務に即した内容にするようにしましょう。

個人や部署の間で不公平な内容になっていないか

運用ルールを設ける際には、全ての従業員に公平であることが必要です。部署間や個人間で不公平が生じないよう、ルールは均等に適用されるべきです。特定の部署や個人にのみ厳しいルールが課されると、社内での不満が高まり、職場の雰囲気を悪化させる原因にもなりかねません。取り扱っている情報によって多少の不平等が発生する可能性はありますが、できるだけ考慮し、全員が納得できるルールを考えましょう。

定期的なルールの見直しをする

社会や技術は常に進化・変化を続けているため、法人スマホの運用ルールも時代に合わせて更新する必要があります。定期的にルールの見直しを行い、必要に応じて内容をブラッシュアップしながら最適な運用を心がけましょう。また、新しい業務や技術の導入に伴い、新たなルールの追加や既存のルールの改定が必要になる場合もあります。変化に柔軟に対応するためにも、定期的な見直しは欠かせません。

従業員が自発的にルールを守れるようにする

ルールを設けるだけでは十分ではありません。大切なのは、従業員が自発的にルールを守る意識を持つことです。そのためには、ルールの背景や目的を従業員に説明し、しっかりと理解してもらうことが重要です。また、ルール違反が発生した場合の対応策も明確にしておくことで、従業員がルールを守る動機付けにもなります。従業員一人ひとりがルールを守ることの重要性を理解し、共に働きやすい環境を作り上げていくことが、運用ルール成功の鍵を握っています。

業種別気にしたいポイントとは?

法人スマホの運用ルールを考える上で、業種によって留意すべきチェックポイントが異なります。業務の性質や従業員の働き方が業種ごとに大きく異なるため、それぞれの特性に合わせた運用ルールの設定が大切。建設業、介護サービス、不動産業、運送業という4つの異なる業種に焦点を当てましたので、それぞれの業種別チェックポイントを見ていきましょう。

介護サービス

介護サービス業界では、個人情報の取り扱いが特に重要です。利用者の情報を扱うことが多いため、プライバシーポリシーの遵守とセキュリティ対策が必須。また、スタッフ間のコミュニケーションツールとしての利用が想定されるため、業務用と私用の明確な区分け、緊急時の対応プロトコルの設定を行いましょう。介護記録のデジタル化が進む中、適切なアクセス管理や情報共有のルールを設けることが求められます。

建設業

建設業では、現場作業が主な業務となるため、防水や耐衝撃性に優れたスマホの選定が重要です。安全管理の観点から、現場での通話やデータの共有、安全確認のためのアプリケーションの利用ルールを明確にする必要があります。また、現場ごとのプライバシー保護や情報セキュリティの管理も欠かせません。建設業特有の環境下での使用を考慮した運用ルールが求められます。

不動産業

不動産業では、外出が多い営業職の効率化が鍵を握ります。物件情報の迅速な共有や顧客情報の管理、さらにはオンラインでの物件案内など、スマートフォンを活用した業務の多様化が進んでいます。これらの業務を支援するため、適切なアプリケーションの選定と使用ルールを設定しましょう。また、顧客情報の取り扱いには細心の注意を払い、情報漏洩防止策を徹底する必要があります。

運送業

運送業では、配送効率の向上と運転中の安全確保が最優先されます。GPS機能や配送管理アプリの活用により、効率的なルート指示や配送状況のリアルタイム共有が可能です。しかし、運転中のスマホ操作は厳しく制限する必要があり、ハンズフリー通話や音声操作など、安全運転を妨げない利用方法のルール定めが必須です。また、車両内でのスマホの保管方法や充電ルールも、運送業特有の運用ルールとして考慮しましょう。

各業種におけるこれらのチェックポイントを踏まえ、効果的かつ効率的な法人スマホの運用ルールを策定することが、ビジネスの成功に繋げることができます。

社員と会社を守るためにMDM導入を検討してみよう

ビジネスにおいてスマートフォンの管理に悩む企業は多く、MDM(モバイルデバイス管理)の導入が効果的な解決策のひとつとされています。

MDMは、企業が社員に提供するスマートフォンやタブレットなどを一括で管理するシステムで、デバイスの設定変更、アプリ管理、セキュリティポリシーの適用などを効率的に行えます。さらに、紛失や盗難に対してデバイスを遠隔でロックやデータ消去が可能。MDM導入のメリットには、セキュリティ強化、コンプライアンス遵守、運用コスト削減、従業員の生産性向上があり、適切なMDMソリューションを選択することで、企業はリスクを減らし運用効率を向上させられるでしょう。

月額費用が165円~とお安い
国産MDM4選

手厚いサポートが期待できる国産MDM18社(※)のうち、月額費用の最低料金が1台165円からとお安く、無料トライアルのあるMDM4つを厳選しました。
※2021年2月時点で、日本国内で利用でき公式HPが存在しているMDMのうち、国産のものを選出しています

100%(※)のユーザーが
使い勝手を評価
mobi
connect
月額費用
165円~275円/台(※1)
ここが
ポイント
  • 企業の声に耳を傾け改善を繰り返し使いやすさを追求
  • 操作方法や活用方法をすぐに確認できる等導入後のサポートも充実
  • iOS
  • Android
  • Windows
  • MacOS
  • tvOS

※2018年度、エンドポイント管理史上のマーケティング分析(株式会社テクノ・システムリサーチ社)より
参照:mobiconnect公式HP(https://www.mobi-connect.net/)

アンドロイドの
セキュリティを強化
MDM MoDeM
月額費用
165円~330円/台(※2)
ここが
ポイント
  • Androidに強力な閲覧制限をかけられる
  • Android上での偽造アプリのダウンロードを防ぐセキュリティ機能を搭載
  • iOS
  • Android
  • Windows
  • MacOS
  • tvOS
   
災害・電話網の
障害に強い
SPPM
2.0
月額費用
165円~330円/台(※3)
ここが
ポイント
  • 災害や電話網の障害に強く、無線LAN端末にも有効
  • 安否確認システムに利用できる機能あり
  • iOS
  • Android
  • Windows
  • MacOS
  • tvOS
ニーズに合わせ
5プランから選択可能
VECTANT SDM
月額費用
165円〜2,200円/台(※4)
ここが
ポイント
  • 管理でなく「活用するためのMDM」であるデジタルサイネージ機能あり
  • 機能を使える端末が限定されないプランも
  • iOS
  • Android
  • Windows
  • MacOS
  • tvOS

※1 エントリー1,980円/台(年額)~スタンダード3,300円/台(年額)を月額換算した金額。学校・教育委員会は、要見積
情報参照元:mobiconnect HP(https://www.mobi-connect.net/price/)
※2 ライトプラン月額165円/1台~エンタープライズプラン月額330円/台の場合
情報参照元:MoDeM HP(https://www.ascentnet.co.jp/mdm-modem/mdm価格/)
※3 SPPM2.0 ASPサービス 基本機能パック165円/台~SPPM2.0 ASPサービス フル機能パック330円/台の場合
情報参照元:SPPM 2.0 HP(https://www.sppm.jp/導入事例・ご利用まで/料金/)
※4 VECTANT SDM「Stage1」(Android) 165円/台~VECTANT SDM「サイネージ」(Android) 2,200円/台の場合
情報参照元:アステリアHP(https://www.arteria-net.com/business/service/other/mdm/sdm/)