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オフィス分散の注意点

オフィス分散とは?

ウィズコロナ時代が到来した今、人が一つのオフィスに密集してしまうのを避けるため、「オフィス分散」が注目されています。

従来通りの方法では、社員が一つの場所に集まって一緒に仕事をするのが主流でした。これを「集約型オフィス」と呼ぶのに対し、「分散型オフィス」と呼ばれる、オンラインなどのツールを活用することによって、様々な場所で社員がそれぞれの仕事をする形式が現在注目を集めています。

分散型オフィスはコロナ禍において「密」を避けるために注目を集めていますが、それ以前から「働き方の多様性」を大切にする企業ではすでに取り入れていました。

オフィス分散のメリット・デメリット

オフィスを分散させることによって、以下のようなメリットとデメリットが挙げられます。

オフィス分散のメリット

オフィス分散をする場合には、まずコストカットが実現可能となります。集約型オフィスでは人数が減るほど広いオフィスが必要になりますが、オフィス分散では一つ一つのオフィスの規模が小さくなるため、家賃・光熱費などの節約が可能となります。通勤にかかる交通費も削減できるでしょう。

また、天災などの不測のトラブルによるリスクを分散できる点も、オフィス分散のメリットです。一つのオフィスがダメージを受けても、別のオフィスでリスタートすれば致命的な痛手は避けられます。

分散型のオフィスは通勤場所や時間などに制限がなくなるため、人材採用の幅が広がる点も魅力です。社員一人ひとりの通勤にかかる疲労や時間といったストレスも軽減され、生産性の向上にも繋がるでしょう。

社員が活動できる場所が分散されるため、交流が広がってビジネスチャンスが多く得られやすいのもメリットの一つです。

オフィス分散のデメリット

オフィスを分散させることによって、社員同士でのコミュニケーションが圧倒的に不足します。オンラインツールでの意思疎通がうまくいかない場合は、すれ違いが起こって業務にトラブルが発生するリスクが考えられます。

またシェアオフィスやテレワークといった分散型オフィスを用意するとなると、新たな環境を構築するための手間や費用が発生します。

社員が社外に分散することによる、社内情報や個人情報を守るためのセキュリティー面が脆弱になることも考えられます。分散した社員を安全に管理できる仕組みが欠かせません。

セキュリティ対策に要注意

オフィス分散を実行する場合は、セキュリティ対策を徹底することが大切です。社員が社外の人の近くで情報を扱う場合には、流出リスクが常に伴います。必ずセキュリティが施されたパソコンやスマートフォンで作業をするよう徹底し、社員一人ひとりのセキュリティ意識を向上させることが大切です。

モバイルデバイス管理にはMDM

社員がテレワークなどによって分散する場合は、仕事に使うスマートフォンやタブレットといったモバイルデバイスを一元管理できる「MDMツール」を利用しましょう。

MDMツールでは登録した端末をシステムで見える化し、一元管理して情報漏洩対策を行うことができます。端末の紛失時などの遠隔ロック機能や、データ削除機能、通信制限やウェブアクセス制限といった機能を使いこなせば、オフィス分散した後でもリスクを回避しながら安全に社員の仕事を後押しできるでしょう。

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※1 エントリー1,980円/台(年額)~スタンダード3,300円/台(年額)を月額換算した金額。学校・教育委員会は、要見積
情報参照元:mobiconnect HP(https://www.mobi-connect.net/price/)
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情報参照元:MoDeM HP(https://www.ascentnet.co.jp/mdm-modem/mdm価格/)
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情報参照元:アステリアHP(https://www.arteria-net.com/business/service/other/mdm/sdm/)